Management von Projekten
Wie bereits im Artikel „Management von Informationssystemen“ erwähnt, werden die Aufgaben des taktischen Managements von Informationssystemen hauptsächlich in Form von Projekten umgesetzt. In diesem Artikel wollen wir uns ansehen, was eigentlich unter einem Projekt verstanden wird und welche Rahmenbedingungen dahinterliegen.
Definition von Projekt und Projektmanagement
Nach DIN 69901-5:2009 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Dies betrifft beispielsweise:
– eine klare Zielvorgabe,
– Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell),
– eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und
– eine projektspezifische Organisation.
Projekte sind daher immer zeitlich begrenzte Vorhaben, um ein einzigartiges Ergebnis zu realisieren. Die Elemente der „Einmaligkeit“ und „Zielvorgabe“ gehen einer Forderung nach einem zu erstellenden Produkt, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses nach.
Würde sich das Vorhaben stetig wiederholen, so wäre es ein Prozess.
Die projektbezogenen Aufgaben und Aktivitäten müssen koordiniert werden, sodass diese in der definierten Zeit und mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zum geplanten Ergebnis führen. Dies geschieht mit dem Projektmanagement. Das Projektmanagement kümmert sich demnach um die Planung, Überwachung, Steuerung und Abschluss des Projektes. Ein Projektmanagementsystem besteht aus:
– Prozessbeschreibungen,
– Wissensgebieten,
– Rollenbeschreibungen,
– Methoden,
– Vorlagen und
– weitere Managementsysteme oder Verweise auf anzuwendende Managementsysteme.
Phasen von Projekten
Projekte werden in vier Phasen gegliedert. Diese werden in abgrenzbare Zeitabschnitte definiert:
Projektphasen
Die Projektphasen werden in projektspezifische Module gegliedert. Jedes Modul ist inhaltlich gegenüber den anderen Modulen abgrenzbar. In jedem Modul befinden sich zu bearbeitende Aufgaben, welche durch überprüfbare Meilensteine abgeschlossen werden.
Projektmodule
Jede Phase ist mit ihren eigenen Aktivitäten und Ergebnissen definiert. Ebenso werden zu jeder Phase unterschiedliche Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung zugeordnet.
Die einzelnen Projektphasen und deren Module werden wir in den weiteren Artikeln detaillierter bearbeiten.
Organisation von Projekten
Zur Abwicklung eines Projektes wird eine interne Projektorganisation benötigt. Darunter ist die Gesamtheit der Rollen und Regelungen zu verstehen, welche für die Umsetzung eines Projektes notwendig sind.
Innerhalb der Projektorganisation werden verschiedene Rollen vertreten. Eine gewisse Rolle beschreibt ein Paket von zu erfüllenden Aufgaben sowie den daraus entstehenden Pflichten und dafür nötigen Rechte.
Projektrollen
Dokumentation von Projekten
Eine sorgfältige Dokumentation im Rahmen eines Projektes ist wichtig. Die daraus entstehenden Dokumente bilden die Projektdokumentation und erfüllen folgende Ziele:
– Gedächtnisstütze für alle Beteiligten,
– Nachvollziehbarkeit aller Vereinbarungen und Entscheidungen,
– Kommunikation im Projektteam und mit AuftraggeberIn
– Dokumentation von Veränderungen,
– Darstellung von Ergebnissen sowie
– Erfahrungssicherung/Wissensmanagement für weitere Projekte.
Die Regelungen für die Projektdokumentation sollten bereits beim Projektstart definiert werden (was soll in welcher Form dokumentiert werden, Verantwortlichkeiten, Ort und Art der Ablage, Zugriffsrechte, einheitliches Format, einheitlicher Sprachgebrauch (Glossar) …). Die Projektdokumentation ist an einer zentralen Stelle aufzubewahren und muss für alle Projektteammitglieder zugänglich sein.
Erfolg des Projekts
Der Erfolg eines Projektes wird daran gemessen, ob die Projektziele in der vorgegebenen Zeit und mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen erreicht wurden.
Über zu beachtende Erfolgskriterien eines Projektes haben wir bereits berichtet: „IT-Projekte und deren Herausforderungen“.
weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
