Best Practices

Verordnungsschein Wundambulanz

Chronische Wunden erfordern eine präzise, transparente und gut koordinierte Versorgung. In der Wundambulanz des A. ö. Krankenhauses des Deutschen Ordens Friesach werden Patient*innen nicht nur medizinisch betreut, sondern auch organisatorisch begleitet – etwa durch die Ausstellung von Verordnungsscheinen für die Weiterbehandlung zu Hause. Da die bisherige Papierlösung in vielerlei Hinsicht an ihre Grenzen stieß, wurde ein digitaler, auf die Praxis abgestimmter Verordnungsschein entwickelt. Dieser sorgt nicht nur für Entlastung im Alltag der Mitarbeiter*innen, sondern bringt auch für Patient*innen und Sanitätshäuser klare Vorteile.

Praxisbericht

In der Wundambulanz im A. ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach werden stationäre und ambulante Patient*innen mit chronischen Wunden behandelt und die Verordnungsscheine für die weitere Versorgung zu Hause ausgestellt. Da sich unsere Einrichtung in Grenznähe befindet, wird auch eine große Anzahl an Patient*innen aus der Steiermark behandelt.

Da es, was die Kostenübernahme von Materialien zu Wundbehandlung betrifft keine bundesländerübergreifende Einigkeit gibt, müssen sich die Mitarbeiter*innen täglich der Herausforderung stellen den Verordnungsschein dementsprechend auszufüllen.

Use Case

Die Dokumentation der Wunden erfolgt für alle Patient*innen, inklusive der Fotodokumentation, im digitalen Dokumentationssystem Wound Care Solution (WCaSol). Der Dokumentationszeitraum umfasst oft mehrere Jahre. Die Liste der Materialien zur Wundbehandlung beinhaltet sehr viele Datensätze, weshalb nur jene Materialien im WCaSol implementiert sind, die in unserem Haus Verwendung finden.

In der Vergangenheit war es üblich, nach der Behandlung den A5-Verordnungsschein für Heilbehelfe und Hilfsmittel händisch auszufüllen. Hier bestand dauerhaft die Schwierigkeit bzw. die Herausforderung, die benötigten Materialien leserlich in das doch recht kleine Verordnungsfeld einzutragen. Die benötigten Materialien mussten meist in Miniaturschrift eingetragen werden. Die Wundbeschreibung wurde als separates Dokument erstellt und mitgegeben.

Die Mitarbeiter*innen der Wundambulanz brachten in Erfahrung, dass es in anderen Einrichtungen durchaus üblich ist, die Verordnung von Wundmaterialen auf einem A4-Blatt durchzuführen. Auf dieser Verordnung sind nicht nur die verordneten Materialien, sondern auch die Wundbeschreibung, welche zur Verordnung beigefügt werden muss, vermerkt und es gibt auch keine Probleme mit der Kostenübernahme durch den zuständigen Kostenträger.

Auf Grund dessen wurde beschlossen, den Verordnungsschein auch in unserem Haus auf ein A4-Format umzustellen. Da die Wunddokumentation bereits digital in WCaSol erfolgt, bestand auch der Wunsch den Verordnungsschein digital erstellen zu können.

Umsetzung

Von den Mitarbeiter*innen der Wundambulanz wurde im ersten Schritt definiert, welche Inhalte im Schirm der Wundbeschreibung abgebildet werden müssen. In weiterer Folge wurde von ihnen die Tarifliste der ÖGK, unter Berücksichtigung der gelisteten Materialien für Steiermark und Kärnten, gesichtet und jene Artikel, die in der Wundambulanz verordnet werden, gekennzeichnet.

Danach wurde das digitale Formular zur Dokumentation der Wundbeschreibung erstellt, von den Mitarbeiter*innen der Wundambulanz evaluiert und auf Grund dessen notwendige Adaptierungen vorgenommen. Von einer Übernahme der Daten aus dem WCaSol, die in der Wundbeschreibung entsprechend vorhanden sind, wurde nach einigen Überlegungen Abstand genommen. Die Beschreibung der Wunde kann durch Auswahl oder Anklicken von Checkboxen schnell durchgeführt werden. Um ev. nicht abgebildete Informationen erfassen zu können, stehen zu diversen Punkten Freitextfelder zur Verfügung.

digitales Formular der Wundbeschreibung zur Erstellung des Verordnungsscheins (A. ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach)

Da der Datensatz der Materialien, der für die Verordnungen benötigt wird, von der Materialienliste im WCaSol abweicht und viel mehr beinhaltet, wurde dafür ein weiteres digitales Formular erstellt. Dieses Formular kann über den Button „Auswahl der Verbandsstoffe“ direkt im Formular der Wundbeschreibung aufgerufen werden. Sollten sich Artikel ändern und/oder hinzukommen, dann werden diese Änderungen nur in diesem Formular entsprechend durchgeführt.

Auswahlliste der Materialien zur Erstellung des Verordnungsscheins (A. ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach)

Das Formular ist in jene Reiter unterteilt, die von den Mitarbeiter*innen der Wundambulanz definiert wurden. Durch Anklicken der Checkbox vor dem Artikel, wird das Feld für die Eintragung der Packungsanzahl freigeschalten. Um eine Kontrolle und Übersicht der ausgewählten Artikel zu ermöglichen, werden diese im letzten Reiter zusammenfassend aufgelistet. Alle hier aufgelisteten Artikel werden durch den Button „speichern“ in das Formular der Wundbeschreibung in das dafür vorgesehene Feld übernommen.

Zusammenfassung der ausgewählten Materialien für das Formular (A. ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach)

Wenn alle Daten entsprechend erfasst wurden, kann der Druck des Verordnungsscheines über den Druckbutton im Formular der Wundbeschreibung generiert werden. Hier kann der Ausdruck entweder auf einem A4-Blatt zur Mitgabe oder als PDF-Datei für den digitalen Versand erfolgen. Der Verordnungsschein selbst, setzt sich aus dem bekannten, digital nachgebauten, Verordnungsschein für Heilbehelfe und Hilfsmittel und der Wundbeschreibung zusammen.

Im Verordnungsschein befüllen sich die Daten wie Kostenträger, Familienname, Vorname, Versicherungsnummer, Anschrift, Versicherte(r) und Dienstgeber aus den Stammdaten im KIS. Die restlichen Daten, wie Diagnose und die Verordnung, befüllen sich aus dem freien Schirm der Wundbeschreibung.

Ausdruck des Verordnungsscheins (A. ö. Krankenhaus des Deutschen Ordens Friesach)

Zu Beginn wurden am Verordnungsschein jene Daten des „verordnenden Arztes“ angedruckt, die sich auch auf den e-Rezepten fanden. Da es immer wieder Rückmeldungen von Patient*innen gab, das es Probleme bei der Kostenübernahme durch die Kostenträger gab, wurde mit den Sanitätshäusern Kontakt aufgenommen und die Ursache recherchiert. Es stellte sich heraus, dass diverse Kostenträger auf den physischen Stempel und die (nicht leserliche) Unterschrift beharren. Aus diesem Grund wird am Verordnungsschein dies nun in digitaler Form angedruckt. Dadurch konnten die Probleme, die sich durch die digitale Signatur ergaben gelöst werden und die Kostenübernahme durch den jeweiligen Kostenträger kann für die Patient*innen ohne  Schwierigkeiten erfolgen.

Praktischer Nutzen

Durch die Digitalisierung des Verordnungsscheines, welcher direkt zu den jeweiligen Patient*innen-Dokumentationen abgespeichert wird, kann dieser jederzeit eingesehen und bei Bedarf erneut ausgedruckt werden. Zudem ist durch die Schriftgröße und das Papierformat gewährleistet, dass die verordneten Materialien am Verordnungsschein leserlich sind.

Der neue Verordnungsschein kann datensicher den Sanitätshäusern digital übermittelt bzw. über den zur Verfügung gestellten Link hochgeladen werden.

Der Vorteil für die Patient*innen besteht darin, dass ev. nicht lagernde Verbandsmaterialien vorab vom jeweiligen Sanitätshaus bestellt werden können und so sichergestellt ist,  dass diese den Patient*innen bei der Abholung bereits zur Verfügung stehen.

*Wir bedanken uns herzlich bei Elisabeth für die spannenden Praxiseinblicke in eurem Haus.