Projektplanung Teil II – Ablaufplanung
Während der Ablaufplanung besteht das Ziel, die definierten Arbeitspakete des Projektstrukturplans in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Was hierbei zu beachten ist und welche Werkzeuge bzw. Methoden zur Unterstützung angewendet werden können, möchten wir in diesem Artikel gerne vorstellen.
Schritte der Ablaufplanung
Die definierten Arbeitspakete der Strukturplanung müssen nun sortiert werden, um zu wissen, wann welches Arbeitspaket bearbeitet werden muss. Die Ablaufplanung erfolgt in vier Schritten:
Schritte der Ablaufplanung (vgl. Ammenwerth, 2015)
Die inhaltlichen Abhängigkeiten festzulegen erfolgt am einfachsten in einer grafischen (zB.: Verbindungen mit Pfeilen) oder tabellarischen Form.
Die maximale Dauer eines Arbeitspaketes kann ggf. vorgegeben sein. In allen weiteren Fällen ist die möglichst präzise Schätzung der Durchführungsdauer für eine genaue Ablaufplanung sehr wichtig. Hier kann auf Erfahrungswissen zurückgegriffen oder betroffene KollegInnen mit einbezogen werden.
Danach folgt die Erstellung des Ablaufplans. Ausgehend vom Projektstarttermin werden die Arbeitspakete in der korrekten Reihenfolge in tabellarischer oder grafischer Form dargestellt. Das könnte mit einem einfachen oder vernetztem Balkenplan sowie mit einem Netzplan erfolgen. Anschließend lässt sich die minimal mögliche Gesamtdauer des Projektes ermitteln. So kann nach Starttermin des Projektes das zu erwartende Projektende berechnet werden.
Um Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden, ist es sinnvoll großzügig zu planen. So entstehen Pufferzeiten, die bei unerwarteten Ereignissen sehr wertvoll sein können.
Am Ende der Ablaufplanung können die Meilensteine des Projektes definiert werden. Meilensteine sind Kontrollpunkte und stellen termingebundene Ereignisse in einem Projektverlauf dar. Das Überprüfen der Meilensteine unterstützt die Projektüberwachung.
Die Ablauf- und Strukturplanung stehen in engem Zusammenhang. Während der Ablaufplanung kann sich zeigen, dass gewisse Arbeitspakete in der Strukturplanung angepasst werden müssen oder vlt. auch fehlen. In diesem Fall wird erst der Projektstrukturplan überarbeitet, danach die Ablaufplanung dementsprechend ergänzt. Es könnte auch festgestellt werden, dass das errechnete Projektende nicht mit dem definierten Projektende des Projektauftrages übereinstimmt. Hier sollte unbedingt mit den ProjektauftraggeberInnen Kontakt aufgenommen werden.
Die Ergebnisse der Ablaufplanung werden arbeitspaketbezogen in jeder Arbeitspaketbeschreibung ergänzt. Ebenso geplante Start- sowie Endtermine und Startereignis.
Methoden und Werkzeuge
Mögliche Darstellung des Ablaufplans
Je nach Komplexität stehen unter anderem folgende Methoden für die Ablaufplanung zur Verfügung:
– Terminliste
– einfacher Balkenplan
– vernetzter Balkenplan
– Netzplan.
Bzgl. der Abhängigkeiten gibt es auch unterschiedliche Varianten. Im Besten Fall beginnt ein Arbeitspaket, wenn die Ergebnisse des anderen vorliegen. Dies wird als „Normalfolge“ oder „Ende-Anfang-Beziehung“ bezeichnet. Es könnte aber auch vorkommen, dass zwei Arbeitspakete gleichzeitig beginnen oder enden müssen („Anfang-Anfang-Beziehung“, „Ende-Ende-Beziehung“).
Terminliste
In einer Terminliste werden alle relevanten Termine eines Projektes chronologisch aufgelistet. Dies kann Endtermine der einzelnen Arbeitspakete aber auch Meilenstein-Termine betreffen. Die Liste gibt einen einfachen und raschen Überblick des geplanten Projektablaufs. Jedoch können Abhängigkeiten nicht dargestellt werden.
Beispiel einer Terminliste (https://mediencommunity.de/system/files/wbts/projektmanagement/le03/21_terminliste.html)
Einfacher Balkenplan
In einem einfachen Balkenplan werden die Arbeitspakete in Form einer kalenderorientierten Ansicht zeitlich geordnet dargestellt. Hier sind daher Start- und Endzeitpunkt der einzelnen Arbeitspakete zu erkennen. Meilensteine werden als zusätzliches Element und einer Dauer von null Tagen vermerkt. Mit dieser Ansicht können Start- und Endzeitpunkte der Arbeitspakete sowie die Gesamtdauer des Projektes schnell erkannt werden. Aber auch hier fehlen die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und erschwert somit die Ermittlung des kritischen Pfades.
Beispiel einfacher Balkenplan (https://dieprojektmanager.com/terminplanung-balkenplan-gantt-diagramm-chart/)
Vernetzter Balkenplan
Im vernetzten Balkenplan (oder auch Gantt-Diagramm) werden im Gegensatz zum einfachen Balkenplan zusätzlich Informationen bezüglich der Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen und Meilensteilen definiert. Um die Abhängigkeiten darzustellen werden Pfeile zwischen den Arbeitspaketen gesetzt. Diese stellen dar, dass ein Arbeitspaket erst nach Abschluss des anderen starten kann.
Mit dieser Ergänzung können auch zeitliche Puffer sowie kritische Pfade einfacher ermittelt werden.
vernetzter Balkenplan; Ansicht eines Gantt-Charts (https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/fallbeispiele/alle-jahre-wieder-teil-8-ablauf-terminplan-gantt-chart/)
Netzplan
Ein Netzplan ist eine weitere Methode zur grafischen Darstellung des Ablaufplans. Hier werden die Arbeitspakete in sogenannte Vorgangsknoten abgebildet. Ein Vorgangsknoten beinhaltet folgende Informationen:
– Vorgangsnummer (ID des Arbeitspakets)
– Verantwortlich
– Dauer
– Beschreibung des Vorgangs
– frühester und spätester Anfangszeitpunkt
– frühester und spätester Endzeitpunkt
– gesamte Pufferzeit (gesamte Pufferzeit innerhalb des Arbeitspaketes, ohne Gesamtprojekt zu gefährden)
– freie Pufferzeit (freie Zeit innerhalb des Arbeitspaketes, ohne die nachfolgenden Pakete zu gefährden)
Die einzelnen Vorgangsknoten werden durch Pfeile verbunden.
Beispiel Netzplan (https://mediencommunity.de/system/files/wbts/projektmanagement/le03/22_netzplan.html)
Ermittlung der Gesamtdauer und kritischer Pfade
Wenn Dauer und Abhängigkeiten der Arbeitspakete definiert wurden, können im weiteren Schritt die Gesamtdauer, der zeitliche Puffer von Arbeitspaketen und der kritische Pfad eines Projektes ermittelt werden.
Die Gesamtdauer des Projektes wird durch die „Vorwärtsrechnung“ ermittelt. Dies ist nur in vernetzten Balkenplänen und Netzplänen möglich. Durch die bekannten Angaben des Projektstarttermins und der Dauer der jeweiligen Arbeitspakete sowie deren Abhängigkeiten, kann zu jedem Arbeitspaket der frühestmögliche Anfangs- und Endtermin berechnet werden. Damit ergibt sich auch die voraussichtliche Gesamtdauer des Projektes.
Durch die „Rückwärtsrechnung“ kann der zeitliche Puffer der einzelnen Arbeitspakete definiert werden. Diese entstehen, wenn der Ablaufplan parallele Arbeitspakete beinhaltet, welche nicht die gleiche Dauer haben. Das kürzere Arbeitspaket könnte daher mit etwas Verzögerung beginnen oder länger dauern, ohne dass die minimale Gesamtdauer des Projektes gefährdet ist. Durch die Rückwärtsrechnung kann erhoben werden, wo und in welchem Umfang Pufferzeiten vorhanden wären. Hierbei wird ausgehend vom erwarteten Projektendtermin für jedes Arbeitspaket der spätestmögliche Anfangs- und Endtermin ermittelt. Aus der Differenz zwischen frühest- und spätestmöglichen Endtermin ergibt sich der jeweilige zeitliche Puffer.
Unter einem „kritischem Pfad“ werden die Arbeitspakete ohne zeitlichem Puffer verstanden. Diese werden im vernetztem Ablaufplan als Teilpfad dargestellt. Diese Arbeitspakete dürfen nicht später begonnen werden oder länger dauern. Das Projektcontrolling wird durch das Wissen des kritischen Pfades unterstützt.
Beispiel eines kritischen Pfades (https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/critical-chain-projektmanagement/)
Die Schritte der Ressourcenplanung und Risikoanalyse werden in weiteren Artikeln bearbeitet.
Weitere Quelle:
Ammenwerth E. et al. (2015). IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen (2. Auflage). Schattauer Verlag. Stuttgart
Unterstützende Tools für Projektmanagement
SmartTools Projektplan für Excel 2021
Bitrix 24
GanttProject
ProjectLibre
MS Project
InLoox
Visio
Asana
Wrike
awork
Stackfield
