Echtzeit-Datenanalysen zur besseren Personalplanung in der Pflege
Die Personalplanung zählt zu den zentralen Herausforderungen im Gesundheits- und Pflegebereich. Steigende Patientenzahlen, hochdifferente Qualifikationen und oft unvorhersehbare Krankenstände belasten bestehende Planungsverfahren. Echtzeit-Datenanalysen bieten hier neue Ansätze: Sie ermöglichen eine flexible und bedarfsgerechte Steuerung der Personalressourcen, indem aktuelle Informationen aus der Dokumentation, Belegung, Qualifikation und tagesaktuellen Entwicklungen integriert werden.
Digitale Dokumentation als Datenbasis
Die Voraussetzung für eine sinnvolle Echtzeit-Datenanalyse ist eine qualitativ hochwertige und strukturierte digitale Dokumentation. Elektronische Pflegeakten, KIS-Systeme oder spezialisierte Dokumentationssoftware liefern bereits heute Daten zu Belegung, Pflegebedarf, pflegerischen Interventionen oder Qualifikationen des eingesetzten Personals. Erst wenn diese Daten zuverlässig erfasst und standardisiert verarbeitet werden, können sie für Analysen herangezogen werden.
So lassen sich Informationen aus der digitalen Dokumentation nutzen, um tagesaktuell zu sehen, wie viele Pflegekräfte in welcher Qualifikation gebraucht werden, ob sich bestimmte Zustände der PatientInnen verändern oder ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
Echtzeitdaten für Planung und Steuerung
Mit Hilfe von Dashboards und Analysemodulen können diese Daten in Echtzeit sichtbar gemacht werden. Systeme zeigen auf einem Blick, wie hoch der aktuelle Personalbedarf ist, ob ein Ausfall kompensiert werden muss oder welche Bereiche besonders belastet sind. Dadurch können Ressourcen kurzfristig umverteilt werden. Noch wichtiger ist jedoch die Möglichkeit, langfristig Trends zu erkennen: Einrichtungsleitungen erhalten fundierte Informationen für die strategische Dienstplangestaltung.
Ein Beispiel ist das Projekt Pflegenavi in Österreich, das Daten aus der Versorgung und digitalen Dokumentation nutzt, um Pflegebedarf und Personalressourcen aufeinander abzustimmen. Über ein Realtime-Monitoring-Modul werden Abweichungen sichtbar, ein Forecasting-System liefert Hinweise auf zukünftigen Bedarf.
Anwendungsbeispiele für die Praxis:
| Anwendungsfeld | Datenquelle aus digitaler Dokumentation | Nutzen für Personalplanung |
| Belegungssteuerung | Aktuelle Bettenbelegung, Zu- und Abgänge | Dynamische Anpassung der Personalstärke an Patientenzahl |
| Pflegebedarf | Dokumentierte Pflegediagnosen, Assessments, Scores | Abbildung des tatsächlichen Arbeitsaufwandes je Station |
| Skill-Mix-Management | Qualifikationsprofile, hinterlegte Dienstpläne | Sicherstellung, dass Fachkraftquoten eingehalten werden |
| Arbeitszeit und Verfügbarkeit | Zeitwirtschafts- und Abwesenheitsdaten | Ausfallmanagement, Minimierung von Überstunden |
| Patientenzustand und Risiken | Vitalparameter, Risikoeinschätzungen | Frühzeitige Erhöhung von Personalkapazität bei RisikopatientInnen |
| Strategische Planung | Historische Dokumentationsdaten und Trends | Vorausschauende Bedarfsplanung und Budgetierung |
Internationale und nationale Lösungen
Auch international gibt es erfolgreiche Anwendungen. Das britische TeleTracking-System wird im NHS eingesetzt, um Patientendaten, Personal und Bettenkapazitäten in Echtzeit darzustellen. Damit konnten Wartezeiten reduziert und Bettenkapazitäten effizienter genutzt werden. In Deutschland und Österreich bieten Anbieter wie plano WFM und myneva digitale Lösungen, die Dienstpläne dynamisch anpassen, auf Veränderungen reagieren und mit den Daten aus der Pflegedokumentation verbunden sind.
Weitere Beispiele relevanter Anbieter:
| Anbieter | Funktionen | Verbindung mit Pflegedokumentation |
| CGM SOZIAL | Dienstplanung, Bedarfsmanagement, Wunschdienste, Dokumentation | Ja (integriert) |
| Medifox DAN | Planung, Dokumentation, Personaleinsatz | Ja (modular erweiterbar) |
| CareCloud | Dienstplan, Doku, Abrechnung | Ja (integriert) |
| plano | KI-gestützte Planung, Wunschdienst, Personalkompetenz | Schnittstellen verfügbar |
| OC:Planner (Sieda) | PpUGV-/PPBV-Module, automatische Erfassung, Schnittstellen zu KIS | Ja (Schnittstelle zum KIS) |
Chancen und Nutzen
Die Vorteile der Nutzung digitaler Dokumentation für Echtzeit-Personalplanung sind vielfältig. Zum einen können Engpässe frühzeitig erkannt und Überlastung vermieden werden, was unmittelbar der Patientensicherheit zugutekommt. Zum anderen wird die Ressourcenauslastung optimiert, indem vorhandene Pflegekräfte zielgerichtet eingesetzt werden. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt, wenn Dienstpläne transparenter und nachvollziehbarer gestaltet sind und Wünsche sowie Qualifikationen berücksichtigt werden.
Herausforderungen und Voraussetzungen
Damit diese Potenziale genutzt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehört eine saubere, strukturierte und standardisierte Dokumentation, die über Schnittstellen mit Planungssystemen verknüpft wird. Datenschutz und Datensicherheit spielen dabei eine zentrale Rolle, insbesondere wenn personenbezogene Daten in Echtzeit verarbeitet werden. Zudem braucht es Schulungen, damit Pflegekräfte und Leitungspersonal die Systeme kompetent nutzen können. Und nicht zuletzt ist eine Integration in bestehende Arbeitsabläufe erforderlich, damit digitale Lösungen keine zusätzliche Belastung, sondern echte Unterstützung darstellen.
Ausblick: Von der Echtzeit zur Vorhersage
Die Perspektive reicht über die reine Echtzeit-Analyse hinaus. Mithilfe künstlicher Intelligenz können prädiktive Modelle entwickelt werden, die nicht nur aktuelle Situationen abbilden, sondern zukünftige Entwicklungen vorhersagen. Denkbar ist, dass Systeme auf Basis von Dokumentationsdaten und historischen Mustern voraussagen, wann in einer Einrichtung ein erhöhter Personalbedarf zu erwarten ist – beispielsweise saisonal, bei Epidemien oder aufgrund bestimmter Patientenprofile. Damit wird ein Übergang von reaktiver zu proaktiver Personalplanung möglich.
Fazit
Echtzeit-Datenanalysen eröffnen Pflegeeinrichtungen völlig neue Möglichkeiten der Personalplanung. Sie nutzen Daten aus der digitalen Dokumentation, um Ressourcen effizienter einzusetzen, Überlastung vorzubeugen und die Patientensicherheit zu erhöhen. Projekte wie Pflegenavi oder internationale Systeme wie TeleTracking zeigen, dass der Weg in die datengestützte, vorausschauende Planung bereits beschritten wird. Entscheidend ist, dass Pflegefachpersonen aktiv eingebunden werden, um die Lösungen praxisnah zu gestalten. Nur so kann Digitalisierung ihr Potenzial entfalten – als Entlastung und nicht als zusätzliche Bürde.
